16 juli 2024

Statuut en Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk reglement Christelijk Mannenkoor Zelhem.

Algemeen

Artikel 1.

In dit reglement wordt het Christelijk Mannenkoor Zelhem, opgericht 19 maart 1949, aangeduid als ”vereniging”

Artikel 2

De vereniging zal zich in het openbaar noemen het Zelhems Mannenkoor en zich bedienen van het logo waarin de statutaire naam is opgenomen.

Artikel 3

De vereniging is gevestigd te Zelhem gemeente Bronckhorst  en is ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40121441. Het domicilie van de vereniging is het secretariaat.

Leden.

Artikel 3

  1. Krachtens artikel 4 lid 1 van de statuten genoemde leden zijn verplicht.
  2. De statuten en de reglementen van de vereniging evenals de door de algemene ledenvergadering of het bestuur genomen besluiten na te leven.
  3. Zich tijdens de repetities, uitvoeringen en optredens te onderwerpen aan de algemene leiding van de dirigent.
  4. Getrouw de repetities, uitvoeringen en optredens bij te wonen, tenzij onvermijdelijke werkzaamheden,ziekte,vakanties of andere hogere verplichtingen hem dit beletten.
  5. Van zijn afwezigheid vooraf kennis te geven.
  6. Adreswijzigingen zo spoedig mogelijk door te geven aan de ledenadministratie.
  7. Tijdens publieke optredens het door de vereniging in bruikleen verstrekte koorkleding te dragen.
  8. Ereleden worden op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering benoemd met tenminste tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen.
  9. De vereniging kent als jubilea het 25 jarig, 40 jarig, 50 jarig, 60 jarig of langer lidmaatschap.
  10. Ieder lid van de vereniging ontvangt de statuten en het huishoudelijk reglement, en op zijn verzoek een ledenlijst.

Algemene Ledenvergadering.

Artikel 4.

  1. Van de algemene ledenvergadering worden notulen opgemaakt die op de volgende algemene ledenvergadering aan de leden ter goedkeuring en vaststelling moeten worden voorgelegd.
  2. Van de algemene ledenvergadering moet een presentielijst worden opgemaakt en deze is door de leden te tekenen.
  3. Het bestuur ontwerpt zo nodig een reglement van orde voor de algemene ledenvergadering, dat door de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld.
  4. Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door inlevering van een daartoe strekkende schriftelijke voordracht, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat uiterlijk 7 dagen voor de algemene ledenvergadering. Bij herverkiezing c.q. benoeming van bestuursleden geldt dezelfde procedure. Indien een kandidaat wordt voorgedragen voor het voorzitterschap, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld.
  5. Bij schriftelijke stemming benoemt de voorzitter een commissie van drie leden, geen bestuursleden zijnde, voor het opnemen en tellen van de stemmen.
  6. Onder ongeldige stemmen wordt verstaan, stembiljetten die.
    1. Onleesbaar zijn.
    2. Ondertekend zijn.
    3. Een persoon niet duidelijk aanwijzen.
    4. Een naam bevatten van een persoon die niet kandidaat is gesteld.
    5. Voor één verkiesbare plaats meer dan één naam bevatten.
    6. Meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon of zaak die is bedoeld.
  7. De agenda van de jaarlijkse algemene ledenvergadering dient in ieder geval te bevatten de volgende onderwerpen, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping  der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen;
    1. Het jaarverslag van de secretaris.
    2. Balans en resultatenrekening penningmeester.
    3. Vaststelling en goedkeuring van de onder a en b genoemde verslagen.
    4. Vaststelling van de begroting.
    5. Voortgang en ontwikkeling van het koor.
  8. Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.
  9. Ieder lid kan voorstellen of amendementen op voorstellen indienen tot een termijn van 7 dagen voor de datum waarop de algemene ledenvergadering wordt gehouden. Het bestuur voorziet de door de leden ingediende voorstellen en of amendementen van een preadvies.
  10. Voorstellen en of amendementen moeten schriftelijk, of per mail worden ingediend bij de secretaris.
  11. Voorstellen tijdens een algemene ledenvergadering gedaan, kunnen slechts in de eerstvolgende algemene ledenvergadering worden behandeld, tenzij door alle aanwezige leden van de vereniging met algemene stemmen wordt besloten tot onmiddellijke behandeling.
  12. Een door de algemene ledenvergadering genomen besluit tot wijziging van het huishoudelijke reglement treedt onmiddellijk in werking, tenzij de wet of de statuten zich daartegen verzetten.
  13. De in artikel 19 lid 4 van de statuten bedoelde commissie, kascontrolecommissie genaamd, brengt ten genoegen van de algemene ledenvergadering schriftelijk verslag uit over de controle van de financiële administratie van het voorafgaande boekjaar. In dit verslag brengt zij tot uitdrukking of decharge kan worden verleend ter zake van gevoerd financieel bestuur.
  14. De algemene ledenvergadering benoemt een reservelid van de kascontrolecommissie dat in functie treedt bij ontstentenis van één der leden van de kascontrolecommissie.
  15. Jaarlijks treedt het langst zittende lid van de kascontrolecommissie af. In zijn plaats wordt voorgesteld het tot op dat tijdstip optredende reservelid.

Bestuur.

Artikel 5

  1. Behoudens beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging.
  2. Het bestuur kent een voorzitter(tevens voorzitter van de vereniging), een secretaris en een penningmeester. Deze vormen samen het dagelijks bestuur.
  3. Het dagelijks bestuur is als zodanig meer in het bijzonder belast met de dagelijkse gang van zaken, onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
  4. Het bestuur vergadert minimaal 7 maal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. Het bestuur wijst uit zijn midden een vicevoorzitter aan. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij ontstentenis dezer tijdens bestuurs- en algemene ledenvergadering.
  5. Het bestuur wordt bijeengeroepen door verzending van een schriftelijke of digitale convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 5 dagen voor de datum van de vergadering. Tot bijeenroeping van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden.
  6. Van alle behandelingen in de bestuursvergaderingen worden door de secretaris, of door een daartoe aangewezen persoon, notulen gemaakt, die zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen veertien dagen aan de bestuursleden worden toegezonden. In de eerstvolgende bestuursvergadering worden deze goedgekeurd en vastgesteld.
  7. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. Ieder jaar tijdens de algemene ledenvergadering treedt tenminste één bestuurslid af volgens een op te maken rooster,waarbij de volgorde wordt bepaald naar die van toetreding. Een bestuurslid waarvan de zittingsperiode is geëindigd blijft deel uitmaken van het bestuur tot dat een opvolger is benoemd.
  8. Een bestuurslid kan slechts voor een onafgebroken termijn van tien jaren deel uitmaken van het bestuur.
  9. Het bestuur is bevoegd interne instructies op te stellen ter omschrijving van de bestuurstaken.
  10. Het bestuur kan aan donateurs en sponsoren rechten of voordelen toekennen, verband houdende met het bevorderen van de doelstelling van de vereniging.
  11. Het bestuur kan zich in voorkomende gevallen laten adviseren door externe adviseurs.
  12. Het bestuur kan ten behoeve van specifieke werkzaamheden commissies (werkgroepen) benoemen. Indien het bestuur dit wenselijk acht dienen de voorzitters van deze commissies de vergaderingen van het bestuur bij te wonen. Elk lid kan zich voor commissies Het bestuur hoort de kandidaten en neemt een beslissing conform artikel 18 lid 3 van de statuten.
  13. Het bestuur kan uit zijn midden leden aanwijzen die zich met name bezig zullen houden met hun toe te wijzen aandachtsgebied.
  14. Het bestuur kan voor zaken de vereniging betreffende, een vergoeding toekennen voor gemaakte kosten. De betreffende declaraties dienen gespecificeerd te worden ingediend bij de penningmeester.

Voorzitter

Artikel 6

  1. De voorzitter van de vereniging leidt de vergaderingen van bestuur en van de algemene ledenvergadering. Hij ziet toe op de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement.
  2. Namens de algemene ledenvergadering en het bestuur ziet de voorzitter toe op de uitvoering van de besluiten genomen door de algemene ledenvergadering en het bestuur.
  3. De voorzitter draagt zorg voor de contacten met zusterverenigingen en de K.C.Z.B.

Secretaris

Artikel 7

  1. De secretaris is belast met het secretariaat van de vereniging. Hij draagt zorg voor onder meer;
  2. Aantekening wordt gehouden van het verhandelde in het bestuur en de algemene ledenvergadering;
  3. De correspondentie van de vereniging wordt gevoerd;
  4. Het archief en de ledenadministratie op een deugdelijk wijze wordt gevoerd.

Penningmeester/financiën.

Artikel 8.

  1. De penningmeester is belast met het beheer van de financiën van de vereniging en draagt zorg voor de financiële contacten met andere instituten en het bedrijfsleven. Van zijn werkzaamheden brengt hij periodiek verslag uit aan het bestuur.
  2. Voor de financiële transacties die niet vallen onder de door de algemene ledenvergadering goedgekeurde begroting is de penningmeester, of in geval van afwezigheid, een ander bestuurslid, bevoegd om, mits gevolmachtigd door de voorzitter en de secretaris, te beschikken over de banktegoeden voor een bedrag van ten hoogst vijf procent van de begroting. Voor bedragen daarboven is de toestemming van de algemene ledenvergadering vereist.

Contributie.

Artikel 9

  1. De contributie moet perkwartaal,per halfjaar of per jaar bij vooruitbetaling worden voldaan.
  2. Betaling van de contributie dient bij voorkeur plaats te vinden door het verstrekken van een machtiging voor automatische incasso.
  3. Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing te verlenen van de verplichting tot het betalen van contributie.
  4. Aspirant-leden betalen de eerste drie maanden geen contributie.
  5. Bij beëindiging van het lidmaatschap in de loop van het jaar, blijft de contributie verschuldigd over het lopende kwartaal.

Bibliothecaris

Artikel 10

  1. De bibliothecaris draagt zorg voor het beheer van de muziekstukken (archief), en (concert}muziekmappen.
  2. Hij besteld in overleg met de muziekcommissie nieuwe muziekstukken.
  3. Hij verzorgt de inname en uitgifte van muziekstukken.
  4. De bibliothecaris verricht zijn werkzaamheden volgens een door het bestuur vast te stellen instructie.

Koormeester.

Artikel 11

  1. Hij draagt zorg voor een correcte presentatie van het koor bij publieke optredens.
  2. Zo nodig wordt de taak van de koormeester in een instructie schriftelijk vastgelegd.
  3. Hij ontvangt en begeleidt nieuwe aspirant-leden in de eerste maanden op het koor. Hij bepaald in overleg met de dirigent de plaats van het nieuwe lid bij de betreffende stemgroep.
  4. Hij draagt zorg voor handhaving van disciplinair gedrag tijdens repetities en optredens.

Kleinkoor

Artikel 12

  1. Het kleinkoor is een onderdeel van de vereniging en kent geen aparte status, maar staat ten dienste van het grote koor.
  2. Het kleinkoor bestaat uit maximaal 12 leden.
  3. Het repertoire is in overeenstemming met de repertoire cultuur van het mannenkoor.
  4. Het kleinkoor treedt niet op eigen initiatief op, maar op verzoek tegen de condities zoals door het bestuur bepaald.
  5. De dirigent is tevens dirigent van het kleinkoor en beslist over de toe-en uittreding van de leden.
  6. Er is geen solistisch optreden binnen het koor.

Commissie ad hoc

Artikel 13

  1. Met in achtneming van hetgeen in de statuten, artikel 18 lid 3, en het huishoudelijk reglement is bepaald, is het bestuur bevoegd commissies in te stellen. De leden van deze commissies worden benoemd door het bestuur.
  2. De commissies handelen onder verantwoordelijkheid van het bestuur en zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
  3. De ingestelde commissies kunnen door het bestuur te allen tijde weer worden ontbonden.
  4. De leden van deze commissies ontvangen zo nodig van het bestuur informatie over de opdracht, werkwijze en bevoegdheden.
  5. In voorkomende gevallen kan een bestuurslid deel uitmaken van de commissie. De commissies brengen regelmatig/periodiek verslag uit aan het bestuur.

Dirigent

Artikel 14

  1. De dirigent wordt benoemd en ontslagen door het bestuur. Ook benoeming en ontslag van een repetitor en pianist geschiedt door het bestuur.
  2. Met de dirigent wordt een schriftelijke overeenkomst aangegaan, waarin minimaal is geregeld de te verrichten werkzaamheden, honorarium en vergoedingen, vervanging, de opzegtermijn en de geschillen regeling. enz.
  3. De muziekcommissie zal de dirigent adviseren over repertoire keuze, de aanschaf van muziek enz. Zo nodig zal het bestuur hiervoor een instructie opstellen.
  4. Het dagelijks bestuur dient minimaal twee maal per jaar voortgangsgesprekken te voeren over het functioneren van de dirigent en de ontwikkelingen van het koor.
  5. De dirigent heeft de muzikale leiding van de repetities en uitvoeringen/concerten. Hij kan de leiding incidenteel overdragen aan een door hem aan te wijzen persoon, na voorafgaande goedkeuring door het bestuur.
  6. De eventueel aan te stellen repetitor voert zijn/haar taak uit onder verantwoordelijkheid van de dirigent.

Repetities, uitvoeringen en optredens.

Artikel 15.

  1. Tijdens repetities, uitvoeringen en optredens is het bestuur verantwoordelijk voor een goede gang van zaken.
  2. De dirigent is belast met het afnemen van een proeve van geschiktheid (stemtest) bij zich aanmeldende nieuwe leden, genaamd aspirant- leden.
  3. Uiterlijk binnen drie maanden na het afleggen van de in punt 15.2 bedoelde stemtest, adviseert de dirigent het bestuur over omzetting van het aspirant lidmaatschap in gewoon lidmaatschap. Het bestuur neemt de beslissing steeds in overleg met de dirigent.
  4. Als omzetting van het aspirant lidmaatschap in gewoon lidmaatschap g.v. het hiervoor staande, niet is gewenst eindigt het aspirant lidmaatschap met onmiddellijke ingang.
  5. De dirigent is bevoegd, indien hij dat noodzakelijk acht, periodiek stemtesten af te nemen van alle leden.
  6. De dirigent is bevoegd indien de zangkwaliteit en of inzet van individuele leden te wensen overlaat, de betreffende leden uit te sluiten van publieke uitvoeringen of optredens.
  7. Indien een lid vier achtereen volgende repetities zonder kennisgeving verzuimt, informeert het bestuur naar de reden van verzuim.
  8. De dirigent doet voorstellen aan het bestuur over de in te studeren c.q. uit te voeren zangnummers, nadat hij hierover overleg heeft gevoerd met de muziekcommissie.
  9. De muziekstukken, mappen en eventueel ander aan de leden verstrekt materiaal blijven eigendom van de vereniging. Deze stukken dienen bij vertrek/beëindiging lidmaatschap te worden ingeleverd bij de bibliothecaris.

Bruikleen kleding en overige attributen.

Artikel 16

  1. Bij publieke optredens en andere officiële gelegenheden wordt uniforme koorkleding gedragen.
  2. Deze koorkleding wordt in bruikleen verstrekt en blijft eigendom van de vereniging. De koorkleding bestaat uit een kostuum, overhemden en accessoires zoals en strik enz.
  3. Ook muziekstukken, repetitie- en concertmap worden in bruikleen verstrekt.
  4. De leden dienen zelf zwarte sokken en schoenen aan te schaffen.
  5. Het bestuur zal tijdig voor elk optreden aangeven wat moet worden gedragen.
  6. Bij de ontvangst van de koorkleding is een bruikleen overeenkomst in tweevoud te tekenen.
  7. Voor het in bruikleen ontvangen van de koorkleding is een door het bestuur vast te stellen waarborgsom verschuldigd.
  8. Bij beëindiging lidmaatschap dient de koorkleding , chemisch gereinigd, te worden ingeleverd.
  9. De penningmeester draagt zorg , na inlevering van de koorkleding, voor terugbetaling van de waarborgsom.

Slotbepaling

Artikel 17

  1. In de gevallen waarin de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
  2. Dit reglement treedt in werking onmiddellijk na vaststelling door de algemene ledenvergadering.

Aldus vastgesteld door de algemenen ledenvergadering , gehouden op donderdag  19 februari  2015, te Zelhem

A.H.Koster, voorzitter                                     J.A.A.Peters, secretaris